Compliance Management

Compliance Monitor – Permanente Kontrolle von Compliance-Regel-Verstößen

  • Überwachung von Compliance-Regeln
    Dient der Kontrolle aller auf Geschäftsregeln basierenden vordefinierten Beschränkungen durch regelmäßige tägliche Ex-Post- und prozessuale Ex-Ante-Prüfungen, die die folgenden Bereiche für Portfolios, Gesamtvermögen und Kunden umfassen:
    • Taktische und strategische Asset Allokationen auf Basis des Produktbaums
    • Allokation nach Risikofaktor, Währung, Risikowährung, Region
    • Position Size, Position Locks
    • Verlustschwellen
    • Angemessenheit, Geeignetheit und Zielmarkt
    • Ausstehende Erneuerungen oder weitere regelmäßige Prüfungen
    • Kommentar- und Downloadfunktion
  • Bearbeitungsprozess und Task-Manager
    Ergebnisse zu vordefinierten Regeln (mit oder ohne Regelverstoß) können überwacht und kommentiert werden. Ausgewählte Elemente können in Excel heruntergeladen werden, um die weitere Verarbeitung zu ermöglichen. Die Ergebnisse werden automatisch mit dem Task-Manager verknüpft und bilden die Grundlage für eine durchgängige Überwachung des Bearbeitungsprozesses.
  • Externe Regelprüfungen
    Die Ergebnisse von extern überwachten Regeln können ebenfalls integriert werden.

Überwachung und Reporting von Verlustschwellen

  • Der Geschäftsprozess
    Im Rahmen der Nachtverarbeitung werden vollautomatisch Verlustschwellen überprüft und im Falle des Bruchs ein rollenbasierter Verlustschwellenprozess erstellt, der alle beteiligten Geschäftsbereiche (Berater, Back-Office, Compliance) einbindet. Die Freigabe bzw. Ablehnung erfolgt in einem automatisierten Eskalationsprozess und sichert so die MiFID-konforme Überwachung der Verlustschwellenwerte auf Portfolio- und Produktebene in Bezug auf Datum des Bruchs und High-Water-Mark.
  • Sicherheit und Zuverlässigkeit
    Der Prozess bietet Rechtssicherheit durch vollständige Kontrolle über die gesamte Prozesskette, automatisierten Druck und Postversand zu einem bestimmten Zeitpunkt (garantierte Lieferung am selben Tag), das 4-Augen-Prinzip zur Ablehnung sowie die Neukalkulation mit Prozessabschluss bei fehlenden Preisen.
  • Effizienz
    Erstellung und ggf. Versand von Kundenanschreiben mit Performancereport erfolgt vollständig automatisiert.
  • Flexibilität
    Die Kontrollfrequenzen können für jedes Portfolio individuell gewählt werden. Unterstützt werden, jeweils bis zum Berechnungstag, seit Anfang des laufenden Monats, Quartals, Halbjahres oder Jahres (MtD, QtD, HYtD und YtD).

Task-Manager – Überwachung und Bearbeitung von Regelverstößen und offenen Punkten

  • Task Manager
    Workflow-basierte Überwachung und Bearbeitung von Regelverstößen und offenen Punkten in den folgenden Bereichen:
    Kunden, Kundenmanagementprozesse, Portfolios und Assets
  • Problemlösungsprozess
    Für folgende Compliance- und Geschäftsbereiche werden zur regelbasierten Überwachung Problemlösungsprozesse erstellt:
    • Persönliche Meilensteine und Kundenbeschwerden
    • Erneuerungen und fehlende Unterlagen
    • Geldwäsche
    • Verlustschwellen und Bandbreiten für die Asset-Allokation
    • Portfoliorisiko und Value at Risk sowie
    • Kundenportfolio-Benchmark und Performance-Abweichung.
  • Prozessübersicht
    Die Prozesse können sortiert, gefiltert und gruppiert werden. Sie bleiben solange sichtbar, bis sie erfolgreich abgeschlossen sind; dies geschieht vollautomatisiert im Compliance-Monitor. Prozesse können kommentiert und anderen Personen zugewiesen, Detailinformationen können angezeigt werden.
  • Automatisierter Eskalationsprozess
    Jeder Prozess wird regelbasiert überwacht und bei Nichtbearbeitung im vorgegebenen Zeitrahmen automatisch zu Teamleitern, Management und Compliance eskaliert. Benutzer können die Bearbeitungsfrist verlängern, um eine weitere Eskalation zu vermeiden.
  • Grafische Darstellung des Prozessstatus
    Diese Gesamtübersicht wird zur vereinfachten Überwachung bereitgestellt.

Process Dashboard

  • Prozessübersicht
    Die Management-Konsole bietet einen Überblick über alle benutzerrelevanten aktiven Geschäftsprozesse mit voller Kontrolle über benutzer- und prozessspezifische Berechtigungen. Bereitstellung von prozessspezifischen Informationen, die zum Sortieren und Filtern verwendet werden können. Die individuell definierbaren Filter können vom Benutzer für einen späteren Zugriff gespeichert werden. Abhängig vom prozessspezifischen Status kann der jeweilige Prozess verwaltet und vom Benutzern zur alleinigen Bearbeitung gesperrt werden.
  • Kommentar- und Downloadfunktion
    Aktive Prozesse können überwacht und kommentiert werden. Die ausgewählten Elemente können zur Weiterverarbeitung in Excel heruntergeladen werden. Eskalierte Prozesse werden automatisch mit COPE verknüpft und bieten damit die Grundlage für eine durchgängige Überwachung der Problemlösung.
  • Archivzugriff
    Inaktive Prozesse, die aus rechtlichen Gründen bereits archiviert sind, können über individuelle Filter direkt aufgerufen werden.
  • Sicherheit und Zuverlässigkeit
    Automatisierter und durchgehend dokumentierter Prozess zu jedem Zeitpunkt. 4-Augen-Prinzip für jeden wichtigen Prozessschritt.
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